امروزه نوآوری های تکنولوژیکی در حال شکل دادن کسب و کار در هر نقطه و هر زمان شده اند. سرعت نوآوری بیشتر شبیه تحولات در دوره ی اولیه ی زمین شناسی است. اگر شما تنها یک بار چشم بر هم بزنید، ممکن است دقیقاً متوجه از دست دادن چیزی نشوید. امّا نمی توانید جلوی تاثیر آن بر روی جهان را بگیرید. این روزها زندگی و کسب و کار در حال تبدیل شدن به فرم یکپارچه تری است. پیشرفت های تکنولوژی در حوزه ی ارتباطات به ما امکان محو شدن تفاوت های بین کار و زندگی را می دهند.
امّا پرسش مهم این است:
آیا این تغییرات تکنولوژیکی در میزان تقاضا برای فضای فیزیکی کسب و کار اثرگذار است؟
و دیگر آن که تجهیزات ارتباطی مدرن همچون ویدئو کنفرانس، ویپ و … چگونه و به چه میزان بر عملکرد سازمان ها تاثیر می گذارد؟
فضاهای کوچکتر – نتایج بزرگتر
” حرکت از فضاهای اداری به محیط های تعاملی “
وقتی به تماشای یک اپیزود از فیلم های قدیمی که در مورد محل کار مردان بلند پرواز ساخته می شد بنشینیم. بدون تردید متوجه اهمیت فضای اداری شرکت ها خواهیم شد. کارمندان تازه وارد در یک محیط که بیشتر شبیه آغل گوسفندان بود. در پی به دست آوردن راهی برای داشتن دفتر خصوصی خود بودند… مدیران در سوئیت های وسیع اقامت می کردند. بخش های عظیمی از دفاتر املاک و مستغلات به آنها تعلق داشت.
پیام روشن است: دفتر شخصی خیلی مهم است. هر چه بزرگتر بهتر!
در محیط کاری امروز افزایش سرسام آور قیمت املاک و مستغلات و افزایش نیاز به همکاری مجازی سبب شده است که فضای اداری دیگر نشانه ی اصلی رتبه بندی شرکت ها و اعتبار آنها محسوب نشود. لذا بیشتر بر استفاده مفید و مناسب از فضای اداری تمرکز شده است. در این دوران، رشد کارمندان از راه دور و نیاز به برقرار ارتباط با متخصصان پراکنده در سراسر جهان باعث شده است که دیواره ها پایین آمده و همه چیز سبب کوچکتر شدن فضا های کاری امّا پویاتر شود.
پیشرفت در همکاری های مشترک تکنولوژی بوسیله ی تعدادی از رهبران صنعت مانند “پلیکان” باید این انتقال را امکانپذیر کند.تا مدت ها صدا تنها وسیله برای انتقال پیام مدیران به کارگران در محل پروژه ها بود. اما با ظهور ویدئو کنفرانس فراگیر و توانمند، به اشتراک گذاری محتوا با سطح همکاری بیشتر از قبل امکان پذیر شد. در نتیجه از فضا های کاری اداری کاسته شده است و سازمان ها به سوی فضاهای باز و مشارکتی کوچکتر و یا اتاق های کار تیمی تغییر فرم داده اند.
کاهش در اندازه اتاق های جلسات تاثیر معکوسی بر بهره وری کارکنان ندارد. در واقع، حرکت به این فضاها در بسیاری جهات سبب افزایش میزان اثربخشی و همکاری متعامل کارکنان نیز می شود. در این مقاله تکامل مداوم در استفاده از فضای اداری را مورد بحث قرار می دهیم. و اینکه چگونه رشد و پویایی جلسات تحت تاثیر قرار می گیرد. با این روش مزایای سازمان ها در استفاده از این روش ارتباطی به عنوان یک نتیجه بررسی شد. چرا که شاید شرکت شما هم برای شروع به حرکت به سمت یک فضای کاری کوچکتر باید تصمیم بگیرد!
تغییرات امروز فضای کاری
اگر احساس می کنید فضای اداری شما در حال کاهش است، این تخیل شما نیست. بر طبق گزارش اداره ی کار ایالات متحده میزان متوسط فضای اداری اختصاص داده شده به ازای هر یک از کارمند ها نزدیک به 204 فوت مربع در سال 2010 به کمی بیش از 191 فوت مربع در سال 2014 کاهش یافته است. در تحقیقی دیگر که توسط اداره ی املاک ایالات متحده و اداره ی دفاتر کار متخصصان به عمل آمده است. پیش بینی شده سرانه ی فضای کاری برای هر کارمند به میزان 100 فوت مربع در سال 2017 سقوط خواهد کرد. یکی از دلایل اصلی این روند، تمایل شرکت های تجاری برای حرکت به سمت “کوچکتر شدن و در عین حال هوشمندتر شدن ” دفاتر کاری بوده است.
(توضیح نمودار: همانطور که در شکل ملاحظه می کنید، روند کاهشی ابعاد دفاتر کاری در محور عمودی قابل مشاهده است.)
خوشبختانه با پیشرفت های فناوری جدید ویدئویی در حوزه ی ارتباطات، این انتقال به فضاهای کاری کوچکتر امکان پذیر است. امروزه کارمندان از راه دور به ندرت در دفاتر کاری حضور دارند. و کسانی که در سایت های کاری هستند، تمایل دارند بیشتر وقت خود را صرف همکاری در فضایی مشترک و متعامل با دیگر اعضای تیم کنند. سریع ترین رشد در استفاده از این فضا های کاری کوچک، اتاق های کنفرانسی است که افراد یک تیم کاری، معمولا شامل شش نفر یا کمتر هستند. این ها شرکت هایی هستند که معتقدند با این دفاتر کوچک می توان کار بیشتری نسبت به اتاق جلسات بزرگتر انجام داد.
تغییر قابل توجه دیگری در این فضاهای همکاری جدید صورت گرفته است. با ایجاد اجتماعات دایره ای بطور طبیعی شاهد تعامل بیشتری خواهیم بود. یافته ها نشان می دهد، کارمندان بر مبنای نیازهای رده بالای انسانی تمایل به برقراری ارتباط و همکاری نزدیک با مسئولین رده بالاتر سازمان دارند. بنابراین تغییر شکل چیدمان صندلی و نحوه ی برگزاری جلسات به صورت دایره ای طبعا، نوعی مشارکت اثربخش با خود به همراه دارد.
(توضیح شکل: تعداد تقریبی اتاق های کار موجود در سراسر جهان که لوکس ترین ها در بالای هرم به سمت کم هزینه ترین ها در پایین هرم مشاهده می شود. همچنین افزایش روز افزون تعداد اتاق های کوچک و ساده در این شکل قابل مشاهده است.)
مزایای فضاهای کوچکتر
1- تعامل بهتر
امروزه موفقیت کسب و کار به طور فزاینده ای در حال تغییر است. در واقع انجام کارها ی تک نفره جای خود را به همکاری های مشترک داده اند. کلید این راه حل، همکاری گروهی در کسب و کار است. کار گروهی در اتاق های کوچکتر صورت می گیرد. جایی که در آن تیم بتواند به جمع بندی برای بحث در مورد موضوعات و حل و فصل مشکلات بپردازد. این روش بسیار مؤثرتر است.
امروزه حدود 50 میلیون ” اتاق کنفرانس برای کار تیمی ” وجود دارد. بسیاری از شرکت ها برای دست یابی به بهره وری بیشتر اقدام به خرید و تجهیز اینگونه فضا های کاری کرده اند. بسیاری احساس می کنند کوچکتر شدن جلسات گروهی و در عین حال ایجاد محیط کار مشارکتی و حمایت از فرد کارمند، طبیعتاً نتایج بهتری برای کسب و کار در بر خواهد داشت.
2- همکاری مجازی پیشرفته
عامل کلیدی در خلق ایده و نوآوری در سازمان ها، گسترش همکاری در فضای مشارکتی است. نیروهای کاری از نقاط خیلی پراکنده به کار گرفته می شوند. نوع همکاری ها می تواند ترکیبی از دو حالت فیزیکی و مجازی باشد. طراحی فضاهای کاری کوچکتر به کمک آخرین فنآوری های ویدئویی به کارکنان امکان مشارکت موثر در هر نقطه ای از سراسر جهان را می دهد. همکاری های ویدئویی مانع بزرگی به نام بعد مسافت را کنار می زند. سازمان ها برای گرد هم آوردن بهترین تیم ها و استعدادها در پروژه ها، بدون توجه به موقعیت مکانی افراد امکان فعالیت می یابند.
” دیوارها در حال فرو ریختن هستند. بسیاری از شرکت ها به دنبال استفاده ی حداکثری از فضای کار و دست یابی به راندمان مفید در این مقوله هستند. کسب و کارها از این طریق برای ترویج صرفه جویی در هزینه، تصمیم گیری سریع تر و درآمد بیشتر در هر اینچ از سرمایه گذاری املاک و مستغلات خود هستند. “
3- افزایش رضایت کارکنان و بهره وری
به دنبال ورود روز افزون نیروی کار، امروزه مردم بسیاری در جستجوی محیط کار انعطاف پذیر و تعادل مناسب میان کار و زندگی هستند. با این حال این بدان معنا نیست که همه ی آن ها می خواهند به کار از راه دور بپردازند. تحقیقی از انستیتو فناوری جورجیا نشان می دهد، در حالی که بشر امروز آرزوی انعطاف پذیری در تجربه ی کاری خود را دارد. بیش از 40 درصد ترجیح می دهند که به طور عمده در یک دفتر کار کنند. ایجاد فضاهای مشارکتی کوچک که در آن کارمندان بتوانند برای رفع نیازهای خود با اعضای دیگر تیم دیدار کنند به نوعی سبب بالا رفتن رضایت شغلی کارکنان می شود. انعطاف پذیری در کار از نظر کارمندان به عنوان یکی از مزایا در درجات بالای خشنودی آن ها قرار دارد. این امر برای کارمندان از راه دور به منظور بهبود بهره وری آنها حدود 39 درصد نشان داده شده است.
کاربرد های اثرگذار فناوری
دیوارها در حال فرو ریختن هستند. بسیاری از شرکت ها به دنبال استفاده ی حداکثری از فضای کار و دست یابی به راندمان مفید در این مقوله هستند. کسب و کارها از این طریق برای ترویج صرفه جویی در هزینه، تصمیم گیری سریع تر و درآمد بیشتر در هر اینچ از سرمایه گذاری املاک و مستغلات خود هستند.
ترکیب پیشرفته مشارکت های تکنولوژیکی موجب افزایش اتاق های همکاری با حضور کارکنان و به تبع آن اثر بخشی بیشتر در کار شده است. نتیجتا با فعال کردن این فضاها و به یاری تکنولوژی نوین ویدئویی در هر نقطه ای می توان اتاق های کنفرانس گروهی یا فردی تشکیل داد و خروجی های بهتری بدست آورد.
کاهش هزینه ی املاک و مستغلات
نیاز بیشتر و بهتر به تعامل و همکاری در محیط کار از یک سو و پشت سر گذاشتن بحران کوچک شدن فضاهای کاری به نوعی مزیت مالی در شرکت های هوشمند تبدیل شده است. در حالی که تنها یک چهارم پاسخ دهند گان به تحقیقات کاشمن و ویکفیلد در رابطه با هزینه ی فضای کاری به عنوان یکی از عوامل کنترل هزینه پاسخ مثبت دادند. با این حال می دانیم، هزینه های املاک و مستغلات معمولا دومین آیتم هزینه بر پس از حقوق و دستمزد کارکنان هستند. لذا هر کاهش هزینه ای در آن حیطه به طور آشکار تاثیر قابل توجهی در صرفه جویی مالی سازمان ها خواهد گذاشت.
جدول زیر حاصل تحقیقات کاشمن و ویکفیلد در سال 2014 نشان می دهد:
کاهش 17 درصدی هزینه های املاک و مستغلات در پی تغییر (کوچک تر شدن) فضای کاری رخ می دهد.
تاثیر این تغییر فضا بر سایر المان های مفید به شرح زیر است:
حفظ و نگهداری کارکنان، افزایش ارتباط و همکاری در سازمان، افزایش بهره وری کارکنان، افزایش خلاقیت و نوآوری و …
نتیجه گیری:
می توان اینگونه قلمداد کرد که محیط های کاری با نوعی دگرگونی روبرو هستند. روشن شد که فضاهای کاری کوچکتر چگونه می توانند نتایج بزرگ را رقم بزنند. با فعال کردن فضاهای کاری کوچکتر و استفاده از فناوری ارتباطات ویدئویی می توان محیط کاری پویا، همکاری بیشتر کارکنان و صرفه جویی های مالی بیشتر به دست آورد. پیاده سازی اتاق های فعال کنفرانس و تیم های کوچک دایره ای تبدیل به یک جزء با ارزش استراتژیک در سازمان ها شده است. سازمان هایی که در حال تبدیل محل کار خود به فرم مشارکتی-ویدئویی هستند، می توانند روی راه حل های نوآورانه ی این نوع جلسات تکیه کنند. در واقع انتقال از فضاهای کاری بزرگ به کوچک با کمک این فناوری ها مزایای کسب و کار، کاهش هزینه های عملیاتی، بهبود بهره برداری از فضای فیزیکی، افزایش تعهد کارکنان، حمایت از نیروی کار جهانی و جذب و حفظ کارکنان با ارزش را بدنبال دارد.
منبع:
Source: Workplace Transformation Survey – A Global View of Workplace Change, Cushman & Wakefield, 2014