هزینه های مسافرت، مخاطرات احتمالی و مدت زمانی که هر یک از استاندارها برای یک نشست صرف خواهند کرد، با استفاده از کنفرانس های ویدئویی تا حد چشمگیری کاهش خواهد یافت. با استفاده از این تکنولوژی یک نشست 2 ساعته فقط 2 ساعت از وقت مدیران را بخود اختصاص خواهد داد؛ درصورتی که بدون استفاده از تکنولوژی حداقل یک روز از وقت ایشان برای یک جلسه استانی صرف خواهد شد. ویدئو کنفرانس برای مدیران ارشد بسیار سودمند تر خواهد بود زیرا با استفاده از آن در یک روز می توان به اندازه 5 جلسه یک روزه کار خود را به پیش برد.
علاوه بر موسسات دولتی، شرکت های خصوصیی که دارای چندین شعبه می باشند نیز از طرفداران سرسخت ویدئوکنفرانس می باشند. زیرا هر جا که زمان، هزینه و مسافت های طولانی مد نظر باشد، استفاده از ویدئو کنفرانس می تواند باعث صرفه جویی در هزینه و زمان گردد.
